Rekisteriseloste

PROFESSIO FINLAND OY:N TIETOSUOJASELOSTE

Laatijan tiedot
Laadittu 20.5.2018
Päivitetty 2.7.2018

REKISTERITIEDOT

1 Rekisterin nimi
Professio Finland Oy:n henkilörekisteri

2 Rekisterin pitäjä (nimi, osoite, puhelin)
Professio Finland Oy, Keilaranta 1 A, 02150 Espoo, Puh. +358 (0)20 780 6220.

3a Rekisteriasioista vastaava henkilö (nimi, osoite, puhelin, sposti)
Jenni Laine, rekisteri@professio.fi

3b Rekisteriasioiden yhteyshenkilö (nimi, sposti)
Jenni Laine, rekisteri@professio.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamiseen ja Profession järjestämien tilaisuuksien markkinointiin ja tiedottamiseen.

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten
• tuotteiden ja palveluiden tilaaminen ja asiakkaan antama toimeksianto
• asiakassuhteen hoito
• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
• palvelu- ja maksutapahtumien varmistaminen ja hallinnointi
• asiakastyytyväisyys-, ja markkinatutkimukset
• palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
• markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
• tilastointi ja tietojen analysointi
• lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Profession ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde. Sopimussuhteen osalta henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Profession oikeutettuun etuun.

Rekisterin käyttötarkoitus:

Rekisteriä käytetään yksin ja yhdessä muiden Professio Finland Oy:n ja Cor Group Oy:n rekistereiden kanssa rekisteröidyn välisen käyttäjäsuhteen hoitoon ja ylläpitoon; Professio Finland Oy:n liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen; tilastolliseen ja markkinatutkimukseen; sekä Professio Finland Oy:n ja sen asiakkaiden mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin. Professio Finland Oy:llä ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää ja luovuttaa Henkilörekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramarkkinointia, etämyyntiä ja markkinatutkimuksia varten) henkilötietolainsäädännön mukaisesti.

Profession verkkosivuilla käytetään evästeitä. Niiden avulla pystymme mm. tunnistamaan laitteesi palatessasi sivulle, muistamaan mieltymyksesi ja valintasi, parantamaan käyttökokemustasi sekä mukauttamaan mainoksiamme sivuillamme sekä mahdollisissa muissa palveluissa.

Välttämättömät evästeet:
Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää rekisteröidystä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.

Suorituskykyä mittaavat evästeet:
Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten rekisteröidyt käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää rekisteröidyistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.

Verkkosivustoilla käytetään Google Analytics, Facebook, LinkedIn, Hotjar, Adform ja Twitter -evästeitä.

Toiminnalliset evästeet:
Toiminnallisten evästeiden avulla verkkosivumme muistavat rekisteröidyn tekemät valinnat (kuten käyttäjänimi, kieli tai alue) sekä tarjoavat parempia ja yksilöllisempiä ominaisuuksia.

Kolmannen osapuolen evästeet:
Sivuillamme on myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Näitä painikkeita käyttämällä rekisteröity voi asettaa valitsemansa palvelun evästeen päätelaitteelleen. Nämä evästeet eivät ole Profession hallinnassa. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.

Verkkosivumme saattaa hyväksyä näiden kolmansien osapuolten palveluiden evästeet. Näitä voivat olla esimerkiksi Facebook- tai Google-palveluiden kautta näytettävät mainokset. Profession mainoksia voidaan kohdentaa kolmansien osapuolten, kuten Facebookin, LinkedInin ja Googlen, palveluissa sillä perusteella, että käyttäjä on vieraillut palvelussamme.

Verkkosivuillamme voi olla chat-toiminnallisuuksia joiden toteuttamisesta vastaa kolmas osapuoli. Nämä evästeet eivät ole Profession hallinnassa. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat chat-palvelun verkkosivulta.

Rekisterin tietosisältö, tietolähteet ja tietojen luovutus

5a Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin talletetaan seuraavia tietoja käyttöyhteydestä riippuen: Professio kerää ja käsittelee rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Tietolähteet
Henkilötietoja saadaan ja kerätään säännönmukaisesti:
• Asiakkaalta itseltään puhelimitse, ilmoittautumislomakkeen kautta, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.
• Palveluiden käytön yhteydessä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

• Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.
• Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.
• Asiakassuhteen kestäessä asiakkaalta saatavat tiedot Profession ja muiden CorGroup -konsernin yhtiöiden palveluja käytettäessä
• Kauppalehden Päättäjät – ja vaikuttajat tietokannasta

Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistettavat tiedot:
• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema työpaikalla, tehtäväalue organisaatiossa, yritys, organisaatio, organisaation toimiala, erityisosaamisalue www-sivujen osoitteet, laskutustiedot
• Demografiatiedot kuten ammatti- ja koulutustiedot, ammatti- ja tehtävänimike
• Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
• Muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot
Palveluiden käyttäjästä havainnoima ja keräämä tieto
• Käyttö- ja selaustiedot, mainosten näyttö ja niiden klikkaaminen
• Saapumissivu palveluun, laitetiedot (selain, näytön tarkkuus, käyttöjärjestelmä, mobiililaitteen malli), evästetunniste, IP-osoite, UserID (satunnainen numerosarja), istunnon aika ja kesto, verkkoliikenneoperaattori
• Käyttöä seurataan Google Analytics, Hotjar -ohjelmilla (henkilötietojen käsittelijä)
o Näiden ja vastaavien mahdollisten tulevien ohjelmistojen avulla analysoimme palvelun käyttöä. Molemmat palvelut noudattavat EU:n ehtoja henkilötietojen käsittelyn suhteen.
• Käyttäytymisdataa kerätään anonyymisti myös palvelun julkaisujärjestelmään
o Suosittelut, jaot, kirjainmerkit, vieraillut sivut
• Uutiskirjeen automatisointipalvelut keräävät käyttäjistä käyttäytymisdataa, jonka avulla muodostetaan mm. automatisoituja uutiskirjeitä

6 Säännönmukaiset tietolähteet
– Rekisteröidyn oma ilmoitus (puhelimitse, ilmoittautumislomakkeella internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla)
– VRK/Väestötietojärjestelmä ja puhelinyhtiöiden puhelinluettelorekisterit sekä muut vastaavat julkiset ja yksityiset rekisterit.
– Asiakassuhteen kestäessä rekisteröidyltä saatavat tiedot Professio Finland Oy:n ja muiden Cor Group -konsernin yhtiöiden palveluja käytettäessä.
– Palveluiden käytön yhteydessä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla- Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.
– Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.
– Alma Talent Päättäjät – ja vaikuttajat rekisteri

7  Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Palvelun tarjoajalla ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää ja luovuttaa Henkilörekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramarkkinointia, etämyyntiä ja markkinatutkimuksia varten) henkilötietolainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia varten ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteröityjen Professiolle ilmoittamia tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Profession käytössä olevien palveluiden ja sosiaalisen median alustojen, kuten Twitterin, Facebookin ja Google Analyticsin, WebinarJam evästeiden tallentamat tiedot saattavat tallentua näiden toimijoiden palvelimille, jotka saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.

Rekisterin suojaaminen ja tietojen säilyttäminen

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Käyttäjärekisterin tiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa ja vartioidussa tilassa, johon on rajattu kulkuoikeus. Tietokantoihin tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään ainoastaan ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietojen säilyttäminen
Professio säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Professio voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja markkinointiin asiakassuhteen päätyttyä. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Potentiaalisia asiakkaista koskevia tietoja ei poisteta Profession rekisteristä, vaan kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot passivoidaan viimesitään 1 kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnöstä. Tällä tavalla Professio takaa sen, että asiakaan tietoja ei kerätä esimerkiksi julkisista tietolähteistä uudestaan, esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on pyytänyt omien tietojensa poistoa. Passivoituja asiakastietoja ei käytetä esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyn oikeudet

10 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja korjaamiseen
Rekisteröidyllä on:
– Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa. EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.
– Oikeus vaatia tiedon korjaamista. EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.
– Oikeus tarkastaa omia tietojaan koskevat järjestelmän lokitiedot. Lokitiedoista selviää, kuka rekisteröidyn tietoja on käsitellyt, mitä muutoksia tietoihin on tehty ja milloin.

Kaikki pyynnöt osoitetaan kirjallisena Profession henkilökunnalle tai rekisteriasioista vastaavalle. Lomakkeen saa Profession toimipisteestä tai sähköpostitse Profession asiakaspalvelusta. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on:
– Oikeus poistaa tiedot järjestelmästä. EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.
– Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.
– Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.
– Oikeus olla hyväksymättä evästeiden käyttöä oman selaimensa asetuksista. Jotkin Profession verkkosivujen toiminnoista eivät välttämättä toimi ilman evästeitä.

Näitä rekisteröidy oikeuksia ei sovelleta lakisääteisissä järjestelmissä. Professio ei siis rekisteristä riippuen välttämättä voi lain mukaan siirtää tai poistaa tietoja järjestelmistä. Pyynnöt arvioidaan tapauskohtaisesti.

Kaikki pyynnöt osoitetaan kirjallisena Profession henkilökunnalle tai rekisteriasioista vastaavalle. Lomakkeen saa Profession toimipisteestä tai sähköpostitse Profession asiakaspalvelusta. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.